Brussels Expo est le lieu d’accueil par excellence de toutes les manifestations publiques organisées dans la capitale de l’Europe. Grâce à son infrastructure historique de plus de 115.000 m² de surface événementielle répartie sur 12 palais, Brussels Expo propose une palette d’activités qui s’étend de l’accueil de Foires, Salons et événements de toutes envergures.
Le département Entertainment de Brussels Expo regroupe également la gestion de spectacles et concerts au Palais 12, à La Madeleine, dans le centre-ville de Bruxelles ainsi que l’organisation du Brussels Summer Festival.
Brussels Expo accueille ainsi quelques 2.5 millions de visiteurs par an.
Contexte
Depuis le mois de juillet 2016, Brussels Expo a repris la pleine gestion de son offre en restauration, le contrat historique avec une société de catering étant arrivé à échéance.
Désormais, plutôt que de travailler avec un seul fournisseur de restauration dans tous les Palais, Brussels Expo propose une offre qualitative et diversifiée, en partenariat avec de nombreux opérateurs indépendants.
De plus, trois nouveaux concepts de « BE SHOPS » opérés par Brussels Expo et en partenariat avec Carrefour sont désormais installés dans les Palais. On y vend des plats préparés, des snacks, des boissons et quelques produits de première nécessité, adaptés aux besoins et à la demande des visiteurs de salons.
Besoins et la solution apportée
Cette nouvelle organisation de l’offre en restauration implique dès lors pour Brussels Expo, un travail important de coordination de ces différents opérateurs, qui demandait une solution souple pour la gestion du front et du back office. Concrètement : Chaque point de vente doit disposer d’une configuration de caisse propre, tandis que l’ensemble de l’offre doit être gérée au travers d’un back office unique.
Modullo a permis d’apporter une réponse à ce besoin en un seul outil.
Les caisses modullo ont permis aux exploitants fixes et mobiles aussi différents que Mama Roma, Ellis Burger, Wazawok, Lowy, Vasco Bello, Madame Kwizien, Sweet Paradise, etc. ainsi que les 3 magasins « BE SHOP » de personnaliser leurs caisses.
En final, plus de 20 configurations différentes ont été installées sur 110 caisses électroniques.
Autre avantage : la possibilité pour les caisses de travailler en temps réel hors connexion. Ceci offre la garantie d’un système très stable avec une disponibilité maximale. La synchronisation avec le backoffice se fait quasi temps en réel, en fonction de la disponibilité du réseau.
La possibilité de disposer des caisses modullo sur iPad est également idéale pour répondre aux besoins de mobilité, par exemple pour les foodtrucks mais aussi pour les caisses ambulantes et éphémères utilisées lors du Brussels Summer Festival.
Le système a également permis l’installation de bornes de commandes pour les BE shops, ainsi qu’une adaptation au système de Webshop existant. Ces outils permettent aux visiteurs de passer leur commande auprès des shops et de choisir leur horaire d’enlèvement afin d’éviter les files aux caisses pendant les heures de pointe.
advensys a su se montrer très réactif par rapport aux adaptations demandées et a pu apporter des solutions qui sortaient du cadre défini en un temps record. Les horaires des salons avec les nocturnes et les ouvertures au public le week-end nécessitent une grande disponibilité de la part des équipes pour la mise en place et le support. Leur implication fut totale pour répondre pleinement aux besoins dans les temps impartis, avec un grand professionnalisme.
Evolutions
La gestion des cartes de fidélité et des comptes clients doivent encore être implémentées et des liens vers les nouvelles méthodes de paiement mobiles sont également prévus d’ici peu de temps.
Il reste encore à améliorer la connexion de certaines zones au sein des Palais afin d’optimiser les liens entre les caisses et le backoffice et accélérer la synchronisation.
Pour quelles raisons conseilleriez-vous les caisses électroniques modullo ?
« Un des grands avantages de la solution est sa facilité d’utilisation. Nul besoin de longues formations sur l’utilisation des caisses modullo pour que les employés soient opérationnels. Le système est très intuitif. Tant les partenaires externes (une vingtaine) que les équipes internes ont très rapidement compris le fonctionnement de la caisse. De plus, le reporting des ventes post événements constitue un avantage de grande importance pour suivre l’évolution des ventes et des stocks. »
Frédéric David (Directeur opérations “Food and Beverage”)
Xavier Ruiz (Responsable IT)
Brussels Expo
Place de Belgique, 1
1020 Brussels
Tel: +32 (0)2 474 82 77
http://www.brussels-expo.com