Politique de confidentialité

Déclaration relative à la protection des données à caractère personnel

Notre société, soucieuse de vos données personnelles et de notre relation avec nos clients, prospects et partenaires ambitionne de traiter vos données à caractère personnel de manière transparente. La présente déclaration traite de vos droits et vos obligations légales. Lisez attentivement ce qui suit.

I. Notions

Dans la politique de traitement des données ci-dessous, les notions suivantes sont rencontrées.

► Une donnée à caractère personnel : toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable (ex. : nom, NISS, adresse mail, adresse, GSM, …).

► Un traitement : opération effectuée sur des données personnelles (collecte, enregistrement, stockage, destruction, effacement, …)

► Un responsable de traitement : personne physique ou morale déterminant les moyens et finalités de traitement.

► Un sous-traitant : personne physique ou morale qui traite des données pour le compte du responsable de traitement.

► La personne concernée : personne physique identifiée ou identifiable dont les données à caractère personnel font l’objet d’un traitement.

II. Notre société

Notre société est dénommée comme suit

advensys s.a

Notre société est inscrite à la BCE sous le

N° BE 0869 703 869

Son siège social est situé à

Rue François Bossaerts n° 57 à 1030 Bruxelles

III. Notre responsable de traitement

Le responsable de traitement des données personnelles est advensys s.a., dont le siège social est mentionné ci-dessus.

Toute demande relative aux données à caractère personnel, notamment pour exercer les droits des utilisateurs tels que repris par le GDPR, peut être adressée à l’adresse [email protected].

En tant que responsable de traitement, notre société est tenue de respecter les exigences légales en matière de traitement de données pour des finalités qu’elle détermine elle-même. Elle est responsable du traitement des données à caractère personnel notamment de ses clients, prospects ou partenaires.

La majorité des activités d’advensys est réalisée en tant que sous-traitant car nous traitons les données à caractère personnel sur base d’instructions du client qui sera donc considéré alors comme responsable du traitement.

IV. Les données utilisées vous concernant

Les données que nous collectons sont les suivantes :

les coordonnées de contact : adresse e-mail, numéro de téléphone / GSM, nom, prénom, fonction, sexe et langue.
données à caractère personnel : intérêts, adresse IP, comportement de navigation sur Internet, liens suivis, historique des contacts, des demandes, commandes etc.

Nous utilisons également des données publiques ou des données collectées auprès de tiers. Ces données peuvent être publiques, par exemple, les données relatives aux administrateurs d’une société. Vous pouvez également avoir rendues publiques certaines données (sur des réseaux sociaux par exemple….). Notre société peut aussi être amenée à acheter des données auprès de sociétés. Ces sociétés sont responsables de la collecte légitime des informations qu’elles nous fournissent. Ces données sont utilisées pour effectuer du marketing direct ou pour contrôler l’exactitude des informations en notre possession.

V. Finalité de traitement

En tant que responsable de traitement, notre société traite vos données à différentes fins :

Exécution du service ou des prestations mentionnés dans le bon de commande validé (ou facture) ;
Envoi d’informations au sujet de nos produits et/ ou services ;
Procéder à vos commandes, livraisons et installations ;
Réponse à vos demandes de devis ;
Etablissement de factures et données de facturation ;
Amélioration de nos services et produits ;
Actions de marketing direct ;
Afin de pouvoir communiquer avec vous ;
A des fins de service général à long terme ;
Contact par le biais des médias sociaux ;
Etablissement de statistiques globales sur la fréquentation des différentes rubriques de nos sites web (modullo.net, www.modulloeasyshop.com, www.advensys.be) par les internautes.

Les données personnelles sont enregistrées dans notre CRM (Customer Relationship Management), dans notre ERP (Enterprise Resource Planning) et dans notre CMS (Content Management System).

Seuls les membres du personnel autorisés pour la réalisation des objectifs susmentionnés et pour les travaux d’entretien informatiques auront accès à vos données personnelles ainsi que les membres du personnel des parties liées contractuellement à advensys et qui agissent en son nom.

advensys s’engage à ne traiter les données à caractère personnel de ses clients qu’aux fins décrites ci-dessus. Sauf accord exprès et préalablement écrit, advensys s’interdit de traiter les données à d’autres fins.

VI. Durée des traitements

Les traitements sont effectués pendant toute la durée de la relation commerciale.

VII. Durée de conservation de vos données

Nous conservons vos données le temps nécessaire pour accomplir les objectifs cités plus haut.

Plutôt que supprimer vos données personnelles, nous pourrions les rendre anonymes de sorte qu’aucune identification ne puisse être possible.

VIII. Sécurité des données à caractère personnel

La sécurité informatique est une priorité pour advensys. Nous travaillons en permanence à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles adéquates pour préserver la sécurité des données à caractère personnel qui nous sont confiées, notamment :

Sensibilisation des utilisateurs
L’authentification et l’autorisation des utilisateurs
La sécurisation des postes de travail
La gestion des accès et la gestion des incidents
La protection du réseau informatique interne
La sécurisation des serveurs
La sécurisation des sites web
La mise à jour continue en termes de sécurité de l’infrastructure
La sécurisation des accès physiques aux données
La maintenance et la destruction des données
La gestion de la sous-traitance
La sécurisation des échanges avec d’autres organismes
La protection des locaux
L’encadrement des développements informatiques
L’utilisation de fonctions cryptographiques

IX. Base légale

advensys doit pouvoir fonctionner en tant qu’entreprise. Le règlement européen sur la protection des données à caractère personnel parle « d’intérêt légitime ».

Comme entreprise commerciale, un certain nombre d’intérêts légitimes forment la base des traitements que nous assurons. Nous avons pour souci de veiller à la qualité de nos services en respectant l’équilibre entre l’impact que ces traitements peuvent avoir sur la vie privée et les intérêts légitimes de toute entreprise.

Si vous avez néanmoins des objections sur certains traitements, vous pouvez nous contacter. Vous pouvez également exercer les droits que la règlementation propre au traitement de données à caractère personnel vous offre.

De même, dès la conclusion d’un contrat ou lors de mesures précontractuelles, nous sommes amenés à traiter les données personnelles d’un contact client ou d’un fournisseur qui sont nécessaires à l’exécution du contrat.

X.Nos sous-traitants et nos fournisseurs

Pour l’exécution d’un certain nombre d’opérations nous faisons appel :

► soit à des fournisseurs

► soit à des sous-traitants.

Nous veillons à nous attacher le concours de partenaires et fournisseurs fiables et offrant un degré de sécurité suffisant pour préserver nos données et les données de nos clients.

Nos fournisseurs et nos sous-traitants sont uniquement amenés à traiter vos données dans la mesure nécessaire au traitement de votre commande et / ou à la réalisation des objectifs poursuivis et mentionnés plus haut.

XI.Transfert à des tierces parties

Vos données personnelles ne seront pas transmises à des tierces parties, à moins que ces dernières soient liées contractuellement à advensys ou agissent à la demande ou en sous-traitance d’advensys. Leur accès est limité aux données dont elles ont besoin pour exécuter leur tâche. advensys exige toujours à ses sous-traitants les mesures de protection organisationnelles et techniques requises en matière de données personnelles ainsi que de garantir leur stricte confidentialité.
advensys ne peut pas être tenu responsable de l’utilisation que font des tiers de vos données.

XII. Quelles informations recueillons-nous de parties tierces ?

Il se peut que nous obtenions et collections des données personnelles de parties tierces telles que fournisseurs et clients dans le cas de nouvelle opportunité d’affaire ou de prospection

XIII. Les droits clients et leur exercice

Le règlement européen fournit aux clients et prospects les droits suivants :

Droit de consultation des données

Vous pouvez consulter les données vous concernant que nous traitons. Si vous exercez ce droit d’accès, nous tentons de vous donner un aperçu aussi complet que possible concernant vos données. Cependant, certaines données ont pu être supprimées de nos fichiers. De la même manière, certaines données stockées sur des supports permettant d’assurer des sauvegardes peuvent avec le temps ne pas nous permettre de restituer ces données.

Droit de la rectification des données

Vous pouvez demander une rectification ou une correction de vos données au responsable de traitement ci-avant mentionné.

Droit d’opposition à une utilisation spécifique

Si vous contestez la manière dont nous traitons vos données en fonction de ses intérêts légitimes, vous pouvez vous opposer à une utilisation spécifique. Il existe cependant des cas dans lesquels nous devons traiter une donnée en vertu d’un contexte légal.

Vous pouvez toujours vous désinscrire de nos publications en cliquant sur le lien de désinscription présent dans chacune d’elle ou en nous contactant par mail à [email protected].

Droit à la suppression des données

Si vous soupçonnez un traitement inapproprié de certaines données, vous pouvez demander que ces données soient supprimées. Il existe cependant des cas dans lesquels la suppression ne nous est légalement pas permise. Dans ce cas, nous sommes en mesure de rendre vos données d’identification anonyme afin de ne plus être en mesure de vous identifier.

Droit d’opposition à un traitement automatique

Vous pouvez vous opposer à des traitements automatisés. Contactez-nous afin de voir comment répondre à votre demande au mieux. Certains traitements sont en effet automatisés pour mieux vous servir. Lorsque vous souhaitez faire valoir ces différents droits, soyez précis dans la demande que vous formulez et justifiez de votre identité. Vous avez des questions, des remarques sur le traitement de vos données ? Vous pouvez prendre contact avec le responsable de traitement de notre société mentionné au point III.